Comment organiser une réunion efficace ? (même quand on est brouillon)

Salut,

Je me suis amusé à enregistrer 2 premières « capsules de formation » en guise d’avant goût de ma prochaine formation…

Le problème c’est qu’elles sont un peu … ratées…

(notamment la qualité du son)

 

Ce n’est pas grave, tu y apprends déjà beaucoup de choses, donc c’est cadeau ! 🙂

Ces vidéos, c’est comme les réunions auxquelles tu participes ou que tu organises…

Elles ne peuvent pas toutes être réussies…

Et parfois, les réunions les + productives ne sont pas celles auxquelles on s’attendait…

 

Evidemment, riche de nos expériences loupées, nous pouvons paradoxalement créer un système pour améliorer la conduite de nos réunions et en faire notre nouvelle méthode de travail hyper productive…

C’est le secret qui se cache derrière la (vrai) formation « Réussir tes réunions » encore à ta disposition ici : http://outlookgpsfastoche.fr/la-methode-pour-organiser-une-reunion-efficace/

 

Voici le contenu « raté » dont je te parlais :

Tu verras qu’il est loin d’être parfait, mais tu y apprendras des concepts rarement partagés ailleurs, et pourtant essentiel pour augmenter l’efficacité des réunions auxquelles tu participes.

Enjoy !

(mon conseil : à visionner en vitesse x2)

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Comment venir à bout de tes e-mails à ton retour de congé ?

 

Aujourd’hui je vais partager avec toi un email que j’ai partagé avec mes collègues.

Il y a de fortes chance que cet email t’aide toi aussi à partir et revenir de vacance l’esprit serein…

Voilà l’email et la méthode exacte que je te recommande pour traiter tes emails après une absence ou des congés bien mérités :

 

——copie de l’email ——

Salut,

« Comment trier et traiter ces 189 emails en moins d’1 heure ? »

C’est la question que je me suis posé hier à mon retour de congé.

 

En fait, le vrai problème consiste à trouver une méthode plus efficace notamment lorsque notre inbox déborde de trop…

Cette méthode, je l’utilise à chaque fois que je dois revenir à flot.

Aujourd’hui je la partage avec toi car je suis toujours aussi surpris des résultats qu’elle apporte.

 

Attention, ce n’est pas une méthode miracle, je te laisse le soin de la tester pour te faire ton propre avis, et de l’adapter à ta sauce si nécessaire…

 

Voici mes astuces actuelles pour vider ma boite email 2 fois + rapidement :

 

  1. Dans ton Inbox, commence par filtrer tes emails par expéditeur è et supprime tout les emails inutiles (newsletter, fichier automatique…)

  1. Si ce n’est pas déjà activé, utilise le regroupement de tes emails par conversation (tu traiteras tous les échanges lié à une même conversation en même temps)

  1. Puis, filtre les emails dont tu es EN COPIE, classe les du + récent au plus ancien, lit les rapidement en commençant par le plus récent, puis archive les. (généralement des emails pour information, s’ils peuvent être traités immédiatement en moins de 2 minutes, l’idéal c’est de le faire immédiatement car il disparait définitivement de ta boite de réception)

Pour cela, tu peux utiliser un « dossier de recherche » prédéfini

            avec pour critères

 

 

  1. Même méthode pour les emails dont tu es DESTINATAIRE AVEC D’AUTRES PERSONNES (Généralement des emails pour info, et éventuelle action), tu peux faire glisser les emails pour action dans un dossier « A FAIRE » pour éviter que ces emails se retrouvent mélangés avec ceux qui tombent continuellement dans ton inbox.

Pour cela, tu peux utiliser un « dossier de recherche » prédéfini

 

avec pour critères

  1. Même méthode pour les emails dont l’EXPEDITEUR fait parti de ton top 3 prioritaire VIP

Pour cela, tu peux utiliser un « dossier de recherche » prédéfini

 

avec pour critères (c’est un exemple évidemment (<<<là il y avait le nom de mon manager>>> ;-))

  1. Même méthode pour les emails dont tu es SEUL DESTINATAIRE (généralement ces emails te demanderont une action, si celle-ci te demande moins de 2 minutes, fais la immédiatement, sinon glisse ton email dans le dossier A FAIRE)

Pour cela, tu peux utiliser un « dossier de recherche » prédéfini

avec pour critères

 

 

  1. Pour siphonner rapidement ta boite de réception, tu peux utiliser UN SEUL DOSSIER d’ARCHIVAGE et UNE « ACTION RAPIDE » pour accélérer ce traitement. Ce qui te permet de faire en un seul clic ce qu’habituellement on fait en 10. Par exemple, pour archiver un email il suffit de cliquer sur l’action rapide :

Pour cela, tu peux utiliser le menu gérer les actions rapides, et créer ta première action rapide comme suit :

L’avantage, c’est qu’avec cette méthode 80% de tes emails inutiles se volatilise à la poubelle ou dans ton archive mail, il te reste maintenant l’équivalent de 10 à 20% d’emails dans ton dossier  « A FAIRE », ceux là vont te demander un travail plus conséquent.

  1. Si le volume est encore trop important, pour te faciliter encore la tâche, tu peux utiliser les CATEGORIES pour pouvoir regrouper le traitement des emails similaires, car rien n’est plus facile que de traiter un email similaire au précédent. (souvent « on est chaud patate » et un simple copier coller suffit)
  2. Gère ta boite de réception au dernier moment avec pour objectif de la vider totalement avant une heure butoir (exemple : ma boite email doit être vide avant cette réunion ou le repas de midi, partir vendredi soir avec une boite mail vide…). L’idée c’est d’obtenir une INBOX 0.
  3. Maintenant, fini de rigoler, retourne dans le dossier « A FAIRE » où t’attendent les vrais actions à mener. Priorise. Et traite les. Réponds y et si nécessaire précise les étapes suivantes. (cela évite les emails ping pong)
  4. Enfin, essaye de limiter le nombre de fois où tu plonge dans ta boite email ou dans ton smartphone (50 à 60 fois par jour non ?). Car bien que l’email soit l’un de nos principaux outils de travail, il vampirise parfois nos journées. Et pour trouver le juste équilibre, l’une des questions que j’essaie de me poser régulièrement c’est « Quelle tâche plus importante vais-je délaisser si je me jette encore une fois dans ma boite email ? »

 

 

En espérant que cela puisse t’aider à :

  • A la fois à partir en vacance l’esprit tranquille avec une boite email vide à ton départ
  • Et à la fois revenir à flot dès ton retour avec un minimum d’effort et conserver les bénéfices de tes congés

 

N’hésites pas à imprimer ce document dès maintenant.

Et choisi une astuce que tu peux tester dès cette semaine.

 

Sinon cela ne sert à rien que « Ducros il se décarcasse » 😉

 

Vincent

 

——-fin de l’email original ——

 

Ressources complémentaires

Où vas tu faire le ménage cet été ?

Ménage !?

Aujourd’hui je te fais parvenir un email que j’ai envoyé hier à mes gentils collègues.

Peut être qu’il t’inspirera…

Peut être pas…

A toi de voir :

 

Demain c’est le 1er jour de l’été…

 

Et donc les vacances approchent à grands pas 🙂 !

(alors un petit mail de motivation en mode coup de pied au… footballeur)

 

Le truc, c’est qu’on a tous envie de partir l’esprit le tranquille.

Non ?

 

 

C’est pourquoi c’est le meilleur moment pour s’attaquer aux tâches qu’on avait laissé de côté depuis trop longtemps…

 

Car c’est pile à ce moment là que ta motivation est à son maximum…

Bizarrement …

(Et bizarrement, cela fait des semaines que je dois t’envoyer cet email… Et tu ne le reçois qu’aujourd’hui…)

 

Alors ma question est la suivante :

 

Où vas-tu faire le ménage cet été ?

  • Dans ta boite email ?
  • Sur ton bureau ?
  • Sur ton bureau Windows ?
  • Sur ton F: ?
  • Sur ton disque dur C: ou D: ?
  • Dans tes dossiers sous ton réseau informatique ?
  • Dans tes dossiers papiers ?
  • Dans tes tiroirs ?
  • Dans tes armoires ?
  • Dans tes bannettes ?
  • Dans tes cartes de visite ?
  • Dans tes plans d’actions ?
  • Dans tes actions à relancer ?
  • Dans ton cahier ?
  • Dans les câbles qui s’emmêlent à tes pieds ?

 

 

Alors…

Tu as 2 options :

 

L’option 1 : Reporter et voir cela quand tu rentreras de congé… Alors que tu seras en panne totale de motivation et que tu auras certainement bien plus de 256 emails non lus…

 

Ou l’option 2 : (LA meilleure option) Prendre quelques minutes de temps en temps pour réfléchir à ce qui suit… (comme tu es déjà en train de le faire en lisant cet email…)

 

Alors…

 

Ces emails que tu ne liras jamais ? (ex : newsletter)

Supprime-les définitivement.

(Et cerise sur le gâteau, si c’est possible, désabonne toi)

 

Cette bannette « En cours » avec tes vieux dossiers de 2016 ?

Vide là.

 

Ces stylos qui ne fonctionnent plus ?

Jette-les.

 

Ce carton dans ton armoire ?

Vraiment utile ? Nan…

 

Ces vieux post-it qui trainent ?

Pour allumer tes prochains barbecues 😉

 

Tes archives de 1998 ?

Poubelle.

(sauf si c’est un autographe de Zidane évidemment…)

 

Tes raccourcis, tes favoris, tes fichiers « épinglés » (clic droit sur barre des tâches)

Correspondent-ils toujours à ton 20/80 d’utilisation quotidienne ?

Avec plus de 20 000 clics hebdomadaires…

T’attends quoi pour….

te simplifier la vie,

et faire en sorte que ton retour soit le moins douloureux possible ?

 

Voilà, j’aurais pu aussi appeler cela l’action 5S/motivation/rangement du mois,

mais ce n’est pas encore la saison de la récolte des calendriers 😉

(private joke avec mes 50 collègues)

 

Le moment idéal pour commencer ?

 

MAIN-TE-NANT

(au pire, chaque vendredi après la pause déjeuner)

 

 

Excellents préparatifs de vacances à toi !

A+

Vincent

 

Post Scriptum :

Pour aller plus loin et te faciliter la vie avec tes papiers administratif, saches qu’il y a actuellement une…

Promo Flash sur la formation Administratif Express à -60%

 (soit moins de 8 Eur)

jusqu’à ce vendredi 23 juin 2017 minuit. 

Sur cette page

http://outlookgpsfastoche.fr/formation-organisation-facture-administratif-express/

avec le code promo « PROMO20100 »

(pour info, cette fois ci, n’attends pas de relance de ma part pour la date de fin car je déteste cela, et puis surtout j’ai plein de trucs à organiser car je suis en vacances dès vendredi soir pour une grosse semaine 😉 )

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