L’interview de Vincent Malavelle par Docteur Excel :

Salut,

C’est Vincent

J’ai eu la chance d’être interviewé par Docteur Excel la semaine dernière.

Si tu arrives ici directement depuis la vidéo de l’interview depuis Youtube :

CLIQUE ICI pour RECUPERER sans tarder le MEMO de cette INTERVIEW

 (ainsi que le code de la promo flash)

Et si tu arrive sur cette page par un autre moyen

La discussion a été si riche que je ne sais même pas par où commencer…

Alors le plus simple c’est de te souhaiter une Excellente écoute :

Pour finir,

Pour aller (encore) plus loin, voici…

Le catalogue des formations en ligne sur l’efficacité et la productivité au bureau

Enjoy !

(PS : Si tu as déjà téléchargé ce mémo,

ne tarde pas trop à utiliser ton code promo, 

car il expire dans les prochains jours)

Manager : Les 13 points pour bien accueillir un nouveau dans l’équipe…

Salut,

C’est Vincent

J’espère que ta rentrée s’est bien déroulée ?

De mon côté, les dernières semaines ont été (très) chargées…

(Je t’en reparle en Post Scriptum)

Notamment car cette année, dans mon service, nous accueillons 2 nouveaux apprentis.

Et c’est une super chance !

Pour autant, tu l’as toi aussi certainement vu ou vécu…

Qu’il s’agisse…

  • d’un nouveau  collaborateur,
  • d’un nouvel employé,
  • d’un nouveau collègue,
  • d’un nouveau responsable,
  • d’un nouveau prestataire
  • ou de n’importe qui d’autre…

Peu importe son statut

Au début c’est toujours un peu chaotique !

Car…

Il y a tout à apprendre et à découvrir…

  • Toutes les personnes
  • Tous ces visages
  • Tous ces noms
  • Toutes ces données
  • Toutes ces organisations
  • Toutes ces missions
  • Tous ces nouveaux sujets à traiter…

Et c’est bien normal,

Que tout nouvel arrivant finisse par avoir un mal de crâne en fin de journée !

Sauf que le problème, c’est que le mal de crâne…

Il est trop souvent du au gaspillage d’énergie incroyable qu’il faut pour s’occuper de ce que j’appelle « la logistique de base », à savoir :

  1. Le bureau, et sa chaise (pas bancale si possible)
  2. Le Téléphone
  3. Le PC
  4. Les Accès
  5. Les imprimantes
  6. Les éventuelles procédures de pointages
  7. Les sensibilisations sécurité et autres
  8. Les mises à jour des organigrammes
  9. L’installation des logiciels spécifiques et login associés
  10. Les accès internet
  11. La boite à lettre
  12. Le paramétrage des signatures à la charte de la société
  13. Les accès aux répertoires communs et autres réservations de salles de réunion
  14. … Ect

Dans certaines organisations, avoir l’ensemble de ces accès peux prendre des jours, voire des semaines !

Malheureusement, le 1er numéro qu’on est obligé de connaître, c’est la hotline informatique…

Entre nous ?

Si on anticipe pas un minimum toute ces demandes…

Quelle première impression va-t-on laisser à notre nouveau ?

Mets-toi à sa place 2 secondes…

C’est comme si lorsque tu étais enfant, tu vivais la scène suivante :

  • Tu arrive à l’école, (persone)
  • Tu rentre en classe (aucun tableau au mur)
  • Aucun bureau pour toi
  • Aujourd’hui, il n’y aura pas de maitresse,
  • Les stylos arrivent la semaine prochaine
  • Et les cahiers ne sont pas encore commandés…

Tu penserais quoi de ta nouvelle Ecole ?

Mon conseil si tu es manager ?

C’est comme la liste de rentrée pour les enfants

=> Crée ta propre check-list des choses à préparer

avant / pendant / et après

l’accueil de ton nouveau dans l’équipe.

(Et si tu ne sais pas par  commencer, demande autour de toi, tes équipes se souviendront à coup sûr de leurs premières galères !)

Si tu fais cela, tu le verras :

Ton nouveau sera nettement plus impliqué…

Qu’un stagiaire landa…

Qu’on laisse sécher à côté d’une photocopieuse…

Pendant plusieurs semaines !

Pourquoi je te parle de çà ?

Tu le découvriras certainement dans l’un de tes prochains contenus exclusifs !

😉

Bonne rentrée à toi !

Vincent

PS : 

Désolé…

J’ai pas eu le temps de partager plus que cela avec toi ces derniers temps…

Donc, pour me faire pardonner…

Notamment, si on parle stratégie et organisation, et que …

  • Pour initier une nouvelle dynamique dans ton boulot …
  • Tu ne sais pas par quel bout t’y prendre ?

Alors …

  • Récupère immédiatement l’atelier :
  • « 1 Jour pour bâtir une stratégie gagnante » 
  • Car il est en promo seulement jusqu’à ce Jeudi Soir Minuit, (soit demain)

Où ?

=> Ici :  https://outlookgpsfastoche.kneo.me/form/31479e29a79588c.html?promo=promo1

Le principe méconnu pour transformer ses emails en Todo facile à gérer

Si tu travailles toi aussi dans un bureau…
Tu dois certainement faire face à une avalanche d’emails chaque jour.
Entre les réunions, les sollicitations diverses et variées, les priorités changeantes…
Arriver à gérer ce flux est un véritable challenge quotidien !
Sans surprise,
Le risque c’est de crouler sous le retard qui s’accumule…
Un peu plus chaque jour !
Les emails « non lus » s’entassent…
  • Au début par dizaines
  • Puis par centaines
  • Et même parfois par milliers !
Les (fausses) solutions ?
Pour rester à flot en permanence ?
Généralement, c’est de compenser et:
  • Faite des heures supplémentaires,
  • Et/ou décaler ses congés,
  • Et/ou ou gérer ses emails pro depuis son smartphone…
C’est celles qu’on utilise habituellement…
Parce qu’elles fonctionnent à court terme…
Et répondent bien à des surcharges ponctuelles
Le (vrai) problème alors ?
C’est qu’on ne fait que déplacer le problème (justement)…
Comme lorsqu’on…
  • Lance un 1er boomrang,
  • Puis un 2ème …
  • Puis un 3ème …
Sans regarder le 1er qui est en train de nous revenir en pleine figure !
Ce genre de cercle vicieux…
Amène forcément une surcharge mentale prolongée et répétée
Certain(e)s peuvent même aller insidieusement jusqu’au burn-out !
Heureusement, il existe des techniques, des principes et des méthodologies qui peuvent radicalement améliorer :
Ainsi, pour créer un système d’organisation infaillible
Et rester serein en toute circonstance…
L’un des nombreux principes pour être plus productif consiste à :
  • regrouper les tâches similaires
  • et les traiter par bloc.
(Ce n’est pas un scoop)
Parce que tu vas pouvoir les traiter beaucoup plus rapidement…
Qu’en papillonnant en permanence d’une tâche à une autre totalement différente !
Comment le faire concrètement avec tes emails ?
C’est ce que tu vas découvrir maintenant :

Comment transformer tes emails en ToDo facile à gérer (sous Outlook) ?

Sans réexpliquer tout le process 2M4D une nouvelle fois…
Après ton premier sprint, tu obtiens une boite de réception vide.
(si si c’est possible)
Il te reste alors tous les emails  « Actionnable plus tard » dans un dossier « A TRAITER ».
(Les autres ont soit été supprimés, archivés, délégués en 2 minutes à la première étape.)
Ces emails du dossier « A TRAITER » s’apparentent ainsi à une TodoList.
L’astuce ultime consiste donc à les regrouper par catégorie de traitement.
(Même si cela parait assez contre-intuitif de rajouter une étape pour aller plus vite)
Pour cela, les étapes sont :
  1. Définir ta propre liste de catégories (mon conseil : limite toi à 15 catégories max)
  2. Modifier ton process actuel et associer la catégorie à ton email au moment où tu le classe dans ton fameux dossier « A TRAITER »
  3. Parcourir quotidiennement ton dossier « A TRAITER » sous l’angle de chacune des catégories et instaurer cette nouvelle habitude
  4. Résister à la tentation de revenir à notre mode « par défaut » qui reste 4 à 5 fois plus chronophage !
(mode par défaut = je me laisse distraire et saute sur mes emails en permanence)
(ne surtout pas négliger cette étape, car c’est la plus dure…)
Jusqu’ici…
C’est assez classique.
(Et déjà très efficace)
Maintenant, on peut aller encore plus loin…
Et créer un système d’organisation proche de l’excellence
Notamment avec MS Outlook.
Parce ce logiciel offre la possibilité de simplifier à outrance ce process.
(99% des utilisateurs de MS Outlook n’utilisent pas ces fonctionnalités alors qu’elle pourraient radicalement changer leur quotidien)
Le secret :
  • Combiner astucieusement ces fonctionnalités inutilisées
  • Et ainsi appliquer ces principes souvent en moins de clics qu’actuellement
  • Créer un système de ToDo List regroupées par catégorie, et créer une rotation pour le traitement des catégories
  • Et ainsi réduire considérablement le temps passé à gérer les emails
  • Parce qu’on se focalise principalement sur l’exécution des tâches nécessaires pour une même catégorie d’email (= une même thématique)
  • Au lieu de passer notre temps à parcourir nos centaines d’emails (encore en statut « non lu » /ou/ repassé en tant que tel pour nous en souvenir plus tard)
  • Et devoir continuer à papillonner pour choisir lequel il faut traiter maintenant.
  • Et persister à « switcher » d’un type de tâche à un autre, 50 à 100 fois dans la journée…
  • Et rester indéfiniment englué dans sa boite de réception…
La méthode exacte ?
(Celle que j’ai inventé, testé et éprouvé pour mes propres besoins)
Je vais la partager avec tout petit groupe de personne
  • Dans une micro formation en ligne
  • Où je filme mon écran
  • Et te montre comment faire de même de A à Z
Bref, ce n’est clairement pas pour tout le monde.
Mais si cela te tente, fonce !
Pas de promesse en l’air ici…
  • Aucun bouton magique à l’horizon
  • Car il te faut un peu de temps pour suivre la formation
  • Et un peu de travail pour initialiser ton système.
Par contre, dès lors que …
  • « t’es en place »
  • et que tu appliques ma méthode…
  • Tu revis ! Je te le garantie !
Et je t’offre la formation de ton choix dans mon catalogue,
Si toutefois tu n’obtenais aucun vrai résultat avec ce système !

Pari tenu ?

Alors …

C’est ici que cela se joue :

Vaincre Son Inbox grâce à MS Outlook 2010 (et plus)

Ou directement là :

https://outlookgpsfastoche.kneo.me/form/379645687eabed1.html?promo=RENTREE