Aujourd’hui je vais partager avec toi un email que j’ai partagé avec mes collègues.

Il y a de fortes chance que cet email t’aide toi aussi à partir et revenir de vacance l’esprit serein…

Voilà l’email et la méthode exacte que je te recommande pour traiter tes emails après une absence ou des congés bien mérités :

——copie de l’email ——

Salut,

« Comment trier et traiter ces 189 emails en moins d’1 heure ? »

C’est la question que je me suis posé hier à mon retour de congé.

En fait, le vrai problème consiste à trouver une méthode plus efficace notamment lorsque notre inbox déborde de trop…

Cette méthode, je l’utilise à chaque fois que je dois revenir à flot.

Aujourd’hui je la partage avec toi car je suis toujours aussi surpris des résultats qu’elle apporte.

Attention, ce n’est pas une méthode miracle, je te laisse le soin de la tester pour te faire ton propre avis, et de l’adapter à ta sauce si nécessaire…

Voici mes astuces actuelles pour vider ma boite email 2 fois + rapidement :

1. Dans ton Inbox, commence par filtrer tes emails par expéditeur è et supprime tout les emails inutiles (newsletter, fichier automatique…)

2. Si ce n’est pas déjà activé, utilise le regroupement de tes emails par conversation (tu traiteras tous les échanges lié à une même conversation en même temps)

3. Puis, filtre les emails dont tu es EN COPIE, classe les du + récent au plus ancien, lit les rapidement en commençant par le plus récent, puis archive les. (généralement des emails pour information, s’ils peuvent être traités immédiatement en moins de 2 minutes, l’idéal c’est de le faire immédiatement car il disparait définitivement de ta boite de réception)

Pour cela, tu peux utiliser un « dossier de recherche » prédéfini

            avec pour critères

4. Même méthode pour les emails dont tu es DESTINATAIRE AVEC D’AUTRES PERSONNES (Généralement des emails pour info, et éventuelle action), tu peux faire glisser les emails pour action dans un dossier « A FAIRE » pour éviter que ces emails se retrouvent mélangés avec ceux qui tombent continuellement dans ton inbox.

Pour cela, tu peux utiliser un « dossier de recherche » prédéfini

avec pour critères

5. Même méthode pour les emails dont l’EXPEDITEUR fait parti de ton top 3 prioritaire VIP

Pour cela, tu peux utiliser un « dossier de recherche » prédéfini

avec pour critères (c’est un exemple évidemment (<<<là il y avait le nom de mon manager>>> ;-))

6. Même méthode pour les emails dont tu es SEUL DESTINATAIRE (généralement ces emails te demanderont une action, si celle-ci te demande moins de 2 minutes, fais la immédiatement, sinon glisse ton email dans le dossier A FAIRE)

Pour cela, tu peux utiliser un « dossier de recherche » prédéfini

avec pour critères

7. Pour siphonner rapidement ta boite de réception, tu peux utiliser UN SEUL DOSSIER d’ARCHIVAGE et UNE « ACTION RAPIDE » pour accélérer ce traitement. Ce qui te permet de faire en un seul clic ce qu’habituellement on fait en 10. Par exemple, pour archiver un email il suffit de cliquer sur l’action rapide :

Pour cela, tu peux utiliser le menu gérer les actions rapides, et créer ta première action rapide comme suit :

L’avantage, c’est qu’avec cette méthode 80% de tes emails inutiles se volatilise à la poubelle ou dans ton archive mail, il te reste maintenant l’équivalent de 10 à 20% d’emails dans ton dossier  « A FAIRE », ceux là vont te demander un travail plus conséquent.

8. Si le volume est encore trop important, pour te faciliter encore la tâche, tu peux utiliser les CATEGORIES pour pouvoir regrouper le traitement des emails similaires, car rien n’est plus facile que de traiter un email similaire au précédent. (souvent « on est chaud patate » et un simple copier coller suffit)
9. Gère ta boite de réception au dernier moment avec pour objectif de la vider totalement avant une heure butoir (exemple : ma boite email doit être vide avant cette réunion ou le repas de midi, partir vendredi soir avec une boite mail vide…). L’idée c’est d’obtenir une INBOX 0.
10. Maintenant, fini de rigoler, retourne dans le dossier « A FAIRE » où t’attendent les vrais actions à mener. Priorise. Et traite les. Réponds y et si nécessaire précise les étapes suivantes. (cela évite les emails ping pong)
11. Enfin, essaye de limiter le nombre de fois où tu plonge dans ta boite email ou dans ton smartphone (50 à 60 fois par jour non ?). Car bien que l’email soit l’un de nos principaux outils de travail, il vampirise parfois nos journées. Et pour trouver le juste équilibre, l’une des questions que j’essaie de me poser régulièrement c’est « Quelle tâche plus importante vais-je délaisser si je me jette encore une fois dans ma boite email ? »

En espérant que cela puisse t’aider à :

• A la fois à partir en vacance l’esprit tranquille avec une boite email vide à ton départ
• Et à la fois revenir à flot dès ton retour avec un minimum d’effort et conserver les bénéfices de tes congés

N’hésites pas à imprimer ce document dès maintenant.

Et choisi une astuce que tu peux tester dès cette semaine.

Sinon cela ne sert à rien que « Ducros il se décarcasse » 😉

Vincent

——-fin de l’email original ——

Ressources complémentaires

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