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Le principe méconnu pour transformer ses emails en Todo facile à gérer

By Vincent in Emails, Optimiser Outlook Facilement

Si tu travailles toi aussi dans un bureau…

Tu dois certainement faire face à une avalanche d’emails chaque jour.

Entre les réunions, les sollicitations diverses et variées, les priorités changeantes…

Arriver à gérer ce flux est un véritable challenge quotidien !

Sans surprise,

Le risque c’est de crouler sous le retard qui s’accumule…

Un peu plus chaque jour !

Les emails « non lus » s’entassent…

Au début par dizaines
Puis par centaines
Et même parfois par milliers !

Les (fausses) solutions ?

Pour rester à flot en permanence ?

Généralement, c’est de compenser et:

Faite des heures supplémentaires,
Et/ou décaler ses congés,
Et/ou ou gérer ses emails pro depuis son smartphone…

C’est celles qu’on utilise habituellement…

Parce qu’elles fonctionnent à court terme…

Et répondent bien à des surcharges ponctuelles

Le (vrai) problème alors ?

C’est qu’on ne fait que déplacer le problème (justement)…

Comme lorsqu’on…

Lance un 1^er boomrang,
Puis un 2^ème …
Puis un 3^ème …

Sans regarder le 1^er qui est en train de nous revenir en pleine figure !

Ce genre de cercle vicieux…

Amène forcément une surcharge mentale prolongée et répétée

Certain(e)s peuvent même aller insidieusement jusqu’au burn-out !

Heureusement, il existe des techniques, des principes et des méthodologies qui peuvent radicalement améliorer :

Ainsi, pour créer un système d’organisation infaillible

Et rester serein en toute circonstance…

L’un des nombreux principes pour être plus productif consiste à :

regrouper les tâches similaires
et les traiter par bloc.

(Ce n’est pas un scoop)

Parce que tu vas pouvoir les traiter beaucoup plus rapidement…

Qu’en papillonnant en permanence d’une tâche à une autre totalement différente !

Comment le faire concrètement avec tes emails ?

C’est ce que tu vas découvrir maintenant :

Comment transformer tes emails en ToDo facile à gérer (sous Outlook) ?

Sans réexpliquer tout le process 2M4D une nouvelle fois…

Après ton premier sprint, tu obtiens une boite de réception vide.

(si si c’est possible)

Il te reste alors tous les emails « Actionnable plus tard » dans un dossier « A TRAITER ».

(Les autres ont soit été supprimés, archivés, délégués en 2 minutes à la première étape.)

Ces emails du dossier « A TRAITER » s’apparentent ainsi à une TodoList.

L’astuce ultime consiste donc à les regrouper par catégorie de traitement.

(Même si cela parait assez contre-intuitif de rajouter une étape pour aller plus vite)

Pour cela, les étapes sont :

Définir ta propre liste de catégories (mon conseil : limite toi à 15 catégories max)
Modifier ton process actuel et associer la catégorie à ton email au moment où tu le classe dans ton fameux dossier « A TRAITER »
Parcourir quotidiennement ton dossier « A TRAITER » sous l’angle de chacune des catégories et instaurer cette nouvelle habitude
Résister à la tentation de revenir à notre mode « par défaut » qui reste 4 à 5 fois plus chronophage !

(mode par défaut = je me laisse distraire et saute sur mes emails en permanence)

(ne surtout pas négliger cette étape, car c’est la plus dure…)

Jusqu’ici…

C’est assez classique.

(Et déjà très efficace)

Maintenant, on peut aller encore plus loin…

Et créer un système d’organisation proche de l’excellence

Notamment avec MS Outlook.

Parce ce logiciel offre la possibilité de simplifier à outrance ce process.

(99% des utilisateurs de MS Outlook n’utilisent pas ces fonctionnalités alors qu’elle pourraient radicalement changer leur quotidien)

Le secret :

Combiner astucieusement ces fonctionnalités inutilisées
Et ainsi appliquer ces principes souvent en moins de clics qu’actuellement
Créer un système de ToDo List regroupées par catégorie, et créer une rotation pour le traitement des catégories
Et ainsi réduire considérablement le temps passé à gérer les emails
Parce qu’on se focalise principalement sur l’exécution des tâches nécessaires pour une même catégorie d’email (= une même thématique)
Au lieu de passer notre temps à parcourir nos centaines d’emails (encore en statut « non lu » /ou/ repassé en tant que tel pour nous en souvenir plus tard)
Et devoir continuer à papillonner pour choisir lequel il faut traiter maintenant.
Et persister à « switcher » d’un type de tâche à un autre, 50 à 100 fois dans la journée…
Et rester indéfiniment englué dans sa boite de réception…

La méthode exacte ?

(Celle que j’ai inventé, testé et éprouvé pour mes propres besoins)

Je vais la partager avec tout petit groupe de personne