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4D (do delegate defer delete) pour organiser son travail

 La méthode 4D est d’origine Anglophone

Ce post est une traduction d’une page anglaise. Toute les stratégies ne sont pas à prendre au pied de la lettre mais elles sont très efficaces et intéressantes.

Source anglophone : http://www.nirmaltv.com/2010/02/09/the-4d-method-for-email-management/

Merci à Google Traduction (avec qq corrections)

IntroDDDDuction au 4D pour vos mails 😀

Parfois, lorsqu’on il peut sembler que la quantité de courriels que nous recevons est en croissance exponentielle.

Fort de sa vitesse et sa facilité d’utilisation, l’email s’est rapidement imposé en tant que moyen de communication entreprises numéro 1.

Et la technologie continue de baisser de prix et de devenir plus accessible partout dans le monde, cette tendance ne fera que continuer à croître dans l’avenir.

En tant que professionnel, cela signifie que votre rentabilité sera grandement déterminée par l’efficacité avec laquelle vous gérez votre flux entrants de courrier électronique.

Vous avez besoin d’un système qui vous permettra de valoriser votre travail, tout en minimisant la quantité de temps que vous passez sur des tâches non productives… comme gérer ses mails !

Et depuis votre compte de messagerie est le point central de votre flux de travail, ce serait un bon endroit pour commencer à chercher des gains d’efficacité.

Une technique intéressante pour la gestion des courriels efficace a été conçu par Microsoft Corporation, et il a appelé la méthode 4D

La méthode 4D

Bien, il a été initialement conçu pour les utilisateurs de MS Outlook, cette technique peut facilement être adapté pour n’importe quel autre client ou sur le Web compte de messagerie.

Prendre une décision immédiate sur la façon de traiter chaque nouveau message

Essayez d’imaginer toutes les fois que vous avez eu à rouvrir, relire, et refermer le même email à plusieurs reprises.

Bien que coutant peu de temps, ces actions inutiles et répétitives sont consommatrices de votre temps et vous empêche de vous focaliser sur votre travail.

Afin de gagner du temps et de maximiser votre efficacité dans votre utilisation de vos mails, votre objectif doit être de lire un e-mail une seule fois et d’agir. Cela signifie que vous devez décider, dès le début, où mettre vos emails et quoi faire avec eux.

1 Mail = 1 Décision et 4 choix


Voila les 4 Ds de la méthode 4D.

Quand un nouveau message arrive, vous devez immédiatement décider de:

  •      SUPPRIMER (Delete)
  •      FAIRE (Do it) , particulièrement adapté si inférieur à 2 minutes (solution précaunisée aussi dans la méthode GTD de David Allen)
  •      DELEGUER (Deleguate)
  •      REPORTER (Differ) , idéalement plannifier dans l’agenda un moment où traiter cette demande


Option « Delete » :  Supprimer le mail


Les experts en gestion du temps estiment que près de la moitié de votre (non-spam) e-mails entrants peut être immédiatement supprimé.

Cette suggestion rend beaucoup de gens mal à l’aise

« Suppression » semble tellement abrupt surtout quand il ya une chance que vous pourriez en avoir besoin à nouveau à une date ultérieure.

Cette hésitation est parfaitement naturelle. Mais vous devez vous séparer de vos émotions et vous demander objectivement «Combien de ces informations me sont vraiment utiles? »

En effet, la plupart des gens gardent beaucoup plus email historique que ils auront besoin. (C’est mon cas ;-))

Posez-vous les questions suivantes pour décider si un e-mail doit être supprimé:

 

  •  Est-ce un message important pour un projet que je suis en train de travailler?

Si la réponse est NON, alors vous devriez le supprimer immédiatement. Pourquoi garder si vous n’en avez pas besoin.

  • Puis-je obtenir facilement cette information ailleurs?

Si la réponse est OUI, alors ce message ne ​​doit pas être dans votre boîte de réception. Supprimer.

  • Aurai-je besoin de ces informations dans les 6-12 prochains mois?

Si la réponse est NON, puis supprimez le courriel.

  • Suis-je obligé de garder cette information dans le dossier?

Si la réponse est NON, alors se débarrasser de lui. Mais si la réponse est OUI, alors vous devriez probablement conserver dans un meilleur endroit que votre boîte de réception.


Option 2 : Do > Faites le maintenant (si <2minutes)


Si vous avez déterminé que le courriel en question n’est pas digne de suppression, alors vous devez vous poser 2 questions :

  • « Que dois-je faire avec cet email maintenant? »
  • Et « Est-ce quelque chose que je peux faire en 2 minutes? »


Si c’est quelque chose aussi simple que peut être complété en environ 2 minutes, il n’a pas vraiment de sens de le déposer loin ou le fermer.

Si vous essayez cette technique, je pense que vous serez surpris par la quantité de travail que vous pouvez obtenir rapidement fait. Vous serez probablement en mesure de traiter environ 30% de votre e-mail de cette manière.


Option 3 : Delegate > Déléguer la tâche à quelqu’un d’autre


Si vous trouvez qu’il est difficile d’effacer l’e-mail ou faire le travail immédiatement, essayez de voir si vous pouvez déléguer la tâche à une autre personne.

Si c’est le cas, essayez de déléguer le travail immédiatement. Après cela, supprimer le message ou le déplacer vers un dossier de « suivi » en cas de besoin à l’avenir.


Option 4 : Difer > Reporter à plus tard


Si ce message ne ​​peut pas être supprimé, Terminé ou délégués, alors cela doit signifier que :

  •      une sorte d’action est nécessaire,
  •      qui prendra plus de 2 minutes
  •      et que vous êtes la seule personne qui peut le faire.


Si vous avez appliqué cette technique correctement, vous devriez trouver peu de mails dans cette catégorie.

À ce stade, vous devez soit en faire :

  • une tâche
  • ou rendez-vous sur votre calendrier.


Cela peut être facilement fait dans Outlook :

  • en faisant glisser l’e-mail sur votre liste de tâches (dans le but de créer une nouvelle tâche)
  • ou en faisant glisser le message vers votre calendrier (pour prendre rendez-vous).

 


Faites-en une habitude quotidienne


Si vous prenez l’habitude d’utiliser la méthode 4D chaque jour, vous verrez que vous êtes en mesure de traiter de grandes quantités d’e-mails très rapidement et facilement. Vous serez plus productif et avoir plus de temps libre, avec moins d’effort.

Afin de maximiser votre efficacité encore plus loin, vous devez faire un peu d’autocontrôle et vérifier vos emails moins souvent. Pas plus d’une fois ou deux fois par jour. (Il est très rare qu’un courriel ne sera jamais si urgent qu’il ne peut pas attendre quelques heures)

Dans de nombreux cas, les personnes qui reçoivent entre  50 et 100 mails par jour peuvent arriver à tout traiter en moins d’une heure.

Selon une étude récente, la majorité des messageries d’entreprise se compose habituellement de ce qui suit:

 

  •      50% peut être déposée ou immédiatement supprimé
  •      30% peut être complété ou déléguée en quelques minutes
  •      20% peut être mis de côté comme un élément de la liste « To Do » ou un rendez-vous pour plus tard


Bien que cette méthode nécessite un peu de discipline de votre part, au fil du temps il va commencer à se sentir beaucoup plus naturelle et sans effort.

 

Voila bon cour@ge !

Et pour le coup, don’t Differ or Delegate or Delete mais Try this 4D method and Do it !

 

 

 

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