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Comment siphonner votre Inbox ?

Yep !

Aussi surprenant que cela puisse paraître …

Il est enfin temps d’en parler d’une nouvelle manière ici !

😉

 

Car, si aujourd’hui l’email est un outil si puissant qu’aucune entreprise ne saurait s’en passer…

Le mail est aussi trop souvent l’un des pires fléaux de nos journées…

 

Et c’est vrai que notre quotidien de cadre, d’ingénieur, de manager, de directeur, et de manière plus générale de personne qui travaille derrière un bureau consiste (en partie) à gérer ce type de notifications …

  • <<<Boite de réception – 169 >>> (169 étant le nombre d’éléments non lus…)
  • <<< Vous avez un nouveau message ! >>> (déjà 40 fois aujourd’hui !)
  • <<< 5 Rappels >>>

 

Et c’est ainsi que pour la plupart d’entre nous… :

  • nous recevons actuellement entre 50 et 100 emails par jour, chaque jour, de chaque semaine, de chaque mois, de chaque année de nos carrières passées et futures… (et même pour certains parfois plus !)
  • nos boites de réception n’arrivent jamais à se vider entièrement. Laissant derrière elles la désagréable sensation d’un travail jamais fini.

 

Parfois source de stress, de frustration, et de perte de temps, et d’insatisfaction diverses…

Voire, bien souvent aux retours de congés, une source de démotivation avant même d’avoir repris !

Certain(e)s vont même jusqu’à ne jamais s’autoriser à déconnecter complètement même en congé ….

De peur de ne pas pouvoir se remettre à flot à leur retour !

 

Bref paradoxalement, cet outil si puissant se transforme parfois en une source de non valeur ajouté chroniques et répétées.

 

Le problème de la gestion des emails ouvre donc la voix à plusieurs défis majeurs, à savoir :

  • Comment pourrions-nous optimiser la gestion de nos emails ?
  • Comment diviser par 2 le temps que nous y passons actuellement ?
  • Comment pourrions nous libérer du temps à nos autres activités de plus grande valeur, qu’elles soient professionnelles (projet, …) ou personnelles (enfant, conjoint, loisir…) ?
  • Quel système pourrions nous utiliser pour rendre tout cela possible sans effort supplémentaire ?

 

Parce que … :

  • Gérer ce flot incessant d’information en continue est une activité incontournable.
  • Et que chaque année le volume d’email augmente encore et encore…

 

Il était temps de partager avec vous 3 (premières) pistes de réflexion…

En effet, ces 3 stratégies risquent de bouleverser un peu votre système de productivité personnel actuel…

Mais, pour votre plus grand bien !

😉

 

Stratégie N° 1 : Utilisez des modèles d’email à personnaliser pour vos envois récurrents. (validation action, délégation, …)

Parce qu’écrire un message, même court, prend 5 fois plus de temps que d’en lire un…

Ne pensez vous pas qu’utiliser des messages tout prêt pour votre 20/80 vous ferait gagner du temps à chacun de vos envois « type » ?

  • Vous pourriez alors utiliser plusieurs signatures pour chacun de vos envois « type ».

 

Stratégie N° 2 : Simplifiez votre architecture d’archivage

Ou dit autrement : simplifiez votre système de classement, car il est totalement inutile, et je vous explique pourquoi ici :

  • Parce que retrouver quelques messages (disons 100 emails/an) parmi dans une structure de dossier très détaillé semble plus rapide
  • Mais parce que qu’en contre partie, cela vous demande de ranger et classer correctement l’ensemble de vos messages (disons 15 000 emails/an),
  • Et enfin, parce que cette rigueur permanente vous coûte 150 fois plus de temps, que de devoir retrouver ces 100 mêmes messages avec les fonctions de recherche actuelles… (ce qui n’était pas vrai il y a encore quelques années…)

Ne pensez vous pas que vous pourriez simplifier d’une manière considérable l’architecture de votre archive mail ?

  • Et jusqu’où pourriez-vous simplifier l’architecture de vos dossiers ?

 

Stratégie N° 3 : Adoptez simplement un processus de traitement performant pour siphonner votre inbox

 

Parce que rien n’est plus décourageant que d’avoir une boite de réception qui se rempli toujours plus vite qu’on arrive à la vider…

 

Ne pensez vous pas qu’obtenir une boite de réception vide chaque jour changerait :

  • La perception de votre quotidien ?
  • L’état d’esprit dans lequel vous vous sentiriez le soir en rentrant chez vous après votre journée de travail ?
  • Et la clarté d’esprit sur vos priorités pour démarrer le lendemain une nouvelle journée de travail efficace et productive ?

 

Imaginez si cela était possible …

Comment vous sentiriez vous ?

(mieux non ? 😉 )

 

Là encore, pour siphonner efficacement votre inbox, il semble naturel d’adopter un processus de traitement qui vide plus vite votre boite de réception qu’elle ne se laisse remplir !

Et pour cela, l’une des meilleures stratégies que vous puissiez utiliser : c’est d’utiliser le process 2M4D.

 

C’est probablement la meilleure manière d’obtenir une boite de réception vide chaque jour !

Alors, en quoi cela consiste concrètement ce process « 2M4D » ?

 

 

Lorsque vous parcourez les éléments non lus de votre boite de réception :

  1. Vous devez vous poser une série de questions simples,
  2. Et vous adopter une action appropriée pour chaque cas de figure.
  3. Et vous ne dérogez plus jamais aux points 1 et 2

 

Le process 2M4D* simplifié :

Cet email nécessite t-il une action ?

  • NON > Dois je le conserver ?
    • NON = Poubelle (touche Suppr.)
    • OUI = Archive (1 seul dossier fourre tout !)
  • OUI : Puis je réaliser l’action en moins de 2 minutes ?
    • OUI > je le fait tout de suite (et j’archive)
    • NON > Puis je déléguer l’action ?
      • OUI > je transfère (et j’archive)
      • NON >   je me le note pour plus tard (dans ma TodoList ou dans mon agenda)

 Soit ce flux de traitement 2M4D en image :

Process-Inbox-0-2M4D

Signification de l’acronyme « 2M4D » :

  • 2M pour action réalisée en moins de 2 minutes,
  • 4D pour 4 types d’action Delete, Delegate, Do, Differ

 

Si vous utilisez ce process 2M4D simplié de manière systématique, vous allez faire fondre rapidement votre boite de réception.

Et tout ceci n’est que le début …

 

Pour en savoir d’avantage sur l’ensemble du système, inscrivez-vous ici  gratuitement :

Découvrez la première semaine de ce programme inédit en CLIQUANT ICI Maintenant 🙂 !

On se retrouve juste derrière dans l’espace membre dédié.

 

Pour cela, seul votre email est nécessaire.

 

Vous recevez alors gratuitement :

  • votre accès à votre compte personnel.
  • Et votre premier module d’e-learning au style tout aussi personnel qu’humoristique 🙂 ! Vous y apprendrez encore d’autres stratégies pour vous faire gagner du temps jour après jour.
  • Je ne vous en dis pas plus pour le moment, car j’ai encore quelques surprises pour vous (juste derrière) 😉

Revoilà le lien  : http://outlookgpsfastoche.fr/simplifiez-vous-l-email/

@ très vite,

🙂 !

Vincent

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