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Plusieurs e-mails et une conversation à la fois …

Bonsoir,

Ce soir le ton sera … 🙂

Quelques mots rapides pour les nouvelles et nouveaux …

  • « WELCOME » => Ce blog répertorie les astuces que j’utilise pour gérer (enfin) mes mails correctement 😉  (et notamment avec Outlook mais pas que …)
  • 2 webinars sont à votre disposition ICI … mais avant d’investir dans quoi que ce soit, prenez le temps de vous balader sur le blog ou de vous inscrire (gratuitement) à ce petit défi : Comment se réconcilier avec ses mails en 30 jours ?
  • … que vous dire de plus ce soir ? … A oui …c’est maintenant que c’est vraiment intéressant pour vous car …

 

Voilà l’astuce qui pourrait bien vous réconcilier avec votre boite de réception…

(j’exagère ?)

Et en particulier lors de vos retours de congé !

(Vous le savez, c’est le moment où votre boite culmine à son apogée de centaines de mails qui sont probablement pour 90% d’entre eux déjà périmés …)

Si vous utilisez Outlook 2010 et les versions suivantes , vous pouvez regrouper vos mails par conversation.

(bon pour les puriste, on pouvait aussi le faire avec Outlook 2007… mais personne ne le savait, sauf moi 😉

 

Vous allez me dire :

  • « Conversation ?!  De quoi il cause (encore) ? »
  • « Ouais, et alors ? »
  • « Pourquoi un type écrit un post là dessus ? »

 

Voilà 3 questions bien éclairées !

Alors pourquoi pas vous y répondre maintenant ?

 

Définition : 1 conversation = l’objet* du mail

* : moins les fioritures « Re :  » ou « Tr » ou Fw » …

Je ne pouvais pas faire beaucoup plus court comme définition.

 

La version longue maintenant …

Un mail est principalement composé :

  • d’un (ou plusieurs) destinataire
  • d’un objet (le titre)
  • un texte et/ou une pièce jointe (appelée « PJ » pour les intimes)

 

Concernant l’objet du mail, il est :

  • utilisé pour repérer une série d’échanges (questions / réponses / interactions…)
  • repris lorsqu’on répond ou transfère un message, mise à part que votre logiciel de messagerie y ajoute généralement un « Re  » ou un « Tr  » (et même un « Fw  » pour nos plus anglophones)

Bref, cet objet peut être utilisé pour suivre le fil d’une … même conversation !

 

Oui … Et alors ?

Cela veut dire que :

  •  vous pouvez traiter certains de vos mails non pas par 1 mais par 5 ou 10 => donc plus RAPIDE
  • en vous économisant autant de fois l’énergie qu’il faut pour vous concentrer sur le sujet de cette conversation. => donc plus ECONOME
  • en vous évitant de faire des « bourdes » ou de passer à côté des premiers ou derniers échanges et de générer encore plus de mails pour rien … => donc plus PROFESSIONNEL

 

Et enfin, la réponse à votre 3ème et dernière question :

 

Comment activer vos conversations ? (Outlook 2010)

Les impression d’écrans suivantes devraient vous permettre d’utiliser cette fonctionnalité assez facilement.

Vous pouvez cliquez sur chacune d’entre elle pour les agrandir si nécessaire.

  • Depuis votre boite de réception, allez dans l’onglet Affichage

outlook-conversation-01

  • Cochez sur « Afficher en tant que conversations »outlook-conversation-02
  • Vos mails se classent alors par l’Objet du message (moins les fioritures Re et Tr) comme sur l’exemple suivant. Vous noterez que vous pouvez alors plier/déplier la conversation avec les icônes sur la gauche.
  • outlook-conversation-03-tutorielPersonnellement, je vous conseille aussi d’utiliser aussi le paramètre d’affichage « Afficher les messages des autres dossiers » surtout si vous utilisez déjà la structure d’archive la plus efficace selon moi.

outlook-conversation-04-parametre

  • Ensuite, vous pouvez affiner en utilisant le sous menu « Organiser par »

outlook-conversation-05-champ

  • Et vous retrouvez tous vos paramètres d’affichage avancés (que vous allez pouvoir sauvegarder!). Donc, si vous cliquez dans les principaux sous menu disponible ici …
    outlook-conversation-06-regrouper-par
  • En cliquant sur « Colonnes … », vous trouverez votre affichage actuel. Pour l’exemple, voilà l’affichage que j’utilise actuellement (tant pis ce n’est plus un secret ;-). Maintenant, vous pouvez tester et personnaliser le vôtre comme bon vous semble !
    outlook-conversation-07-afficher-colones
  • En cliquant sur « Regrouper par … », vous allez retrouver le paramétrage que vous venez de faire (et vous pouvez aussi le désactiver)outlook-conversation-08-regrouper-par
  • Si vous cliquez sur « Trier … », voilà voilà …outlook-conversation-09-trier-par
  • Et je vous l’avait promis, vous pouvez sauvegarder l’affichage qui vous convient ! (très pratique je dois dire)
  • outlook-conversation-10-changer-affichage-personnalise Bon, étant donné mon @_v ersion pour la vitesse des escargots … vous comprendrez pourquoi j’ai choisi de nommer mon affichage personnalisé « @_v affichage »outlook-conversation-10-copier-affichage

 

Voilà pour ce soir,

Les amateurs du défi de 30 jours seront content de voir que le défi continu 🙂 !

@toute,

Vincent

 

Des questions ? Des remarques ?

Lâchez vous dans les commentaires 😉

@+

(4 commentaires)

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  1. Descotes

    Bonjour
    Merci beaucoup ! Je voudrais paramétrer ma boîte exactement comme cela mais je suis malheureusement sur Outlook 2007, pourrais-tu stp me donner l’astuce pour la version 2007 ? Merci !!

  2. Vincent

    Bonsoir,
    Oups …
    Désolé pour le délai …
    Votre commentaire était dans ma boîte spam au milieu d’autres …

    Outlook 2007, ça fait un bail, alors je vais faire appel à ma mémoire …
    Ce qui est sûr c’est que le regroupement par conversation n’est apparut qu’à partir de la version 2010.
    (je le sais car j’avais même développé des macros en vba dans outlook pour palier à ce problème, résolu depuis…)

    Toutefois, vous pouvez déjà filtrer par conversation par ordre alphabétique… Et cela fait presque pareil ! (c’est juste un peu moins convivial)

    Si vous voulez tester, essayez quelque part dans l’affichage normal avec votre liste des emails,
    clic droit sur la colone « Objet »,
    puis « Sélecteur de champs »,
    fouillez les champs et trouvez celui qui s’appelle « Conversation »,
    confirmez « Ok » (vous pouvez aussi le faire glisser entre 2 colonnes)
    Un nouveau champs conversation s’affiche à coté de la colone « Objet »
    Et voilà !

    Bonne fin de journée,
    Vincent

  3. Milas

    Bonjour,

    Et vraiment TOP!! Grace à vous chez réussi (partiellement à répondre à mon besoins).
    Je développe un peu.. Dans mon taf, je traite les mails les plus ancien en priorité
    Ex: Lundi de la semaine 11, CLIENT nous pose des questions
    Mardi de la semaine 12, JUJU réponds partiellement, JOJO idem le vendredi de la semaine 12
    Je traite le mails de demande CLIENT en S14 (je sais je suis chargé LOL).
    Grace à ta technique, La demande client ET les réponses partiel sont sur la même conversation (c top, car je peux répondre plus facilement), mais mon problème, now:
    En voulant traiter les mails les plus anciens en premier, je trouve cette conversation dans la S12 (réponse la plus récente) mais comme je bosse sur les plus anciennes, je répond d’abord aux demandes de la S10, puis S11 (sans voir la demande de CLIENT du lundi S11), et quand j’arrive au mail (le plus récent de la conversation) je tombe sur la réponse de JOJO du vendredi S12 alors que la demande était faite le lundi de la S11……
    Pfffff.. pas trop simple à expliqué, non?
    Idéalement, je souhaiterais conserver ce système de « conversation » pour regrouper les questions et réponses associés MAIS conserver aussi cette trame de date….
    Oups.. Dsl….
    Merci!!!
    Et top ce système,

  4. Vincent

    Bonsoir,

    Merci pour votre enthousiasme Milas ! 🙂

    En fait, je crois que vous pouvez ajouter un tri par date à votre sélection par conversation.

    Donc techniquement, cela doit pouvoir répondre votre besoin.
    (à noter, on peut faire plusieurs tri simultanément en appuyant sur l’une des touches Ctrl ou Shift + la/les colonnes concernées)

    Ensuite, pour aller encore plus vite, je vous conseille un truc assez contre intuitif : commencez toujours par la conversation la plus récente à la place de prendre la plus vieille.
    Ou pour être très précis, commencez toujours par les emails datant d’hier (et pas ceux d’aujourd’hui sauf si il ne vous reste plus que ceux là)

    Pourquoi ?
    1 – Parce que commencer par l’échange le plus ancien est mécaniquement une machine à frustration (pour vous et pour vos clients), puisque vous courrez toujours après votre retard, sans jamais le rattraper…

    2 – Parce que commencer par les emails du jour est aussi un puits sans fin, puisqu’au cours de la journée il y a toujours de nouveaux emails qui y rentre (donc en fin de journée on a l’impression de n’avoir rien fait)

    3 – C’est donc en commençant par les emails du jour précédent que vous pouvez éviter ces 2 pièges tout en offrant une réponse réactive (mais pas trop) à vos clients. Les éléments sont encore frais dans les têtes des acteur, et donc plus rapidement traité (car jugé + facile puique ne nécessite pas de gros effort pour se remettre dans le contexte d’il y a X semaines …)

    De plus, avec ce système, vous pouvez vous challenger et rattraper peu à peu votre éventuel retard.
    Le gros avantage c’est que vous gardez la maitrise de votre flux d’email.
    D’autant qu’en regroupant par conversation vous allez naturellement vider votre historique important et urgent en traitant les emails qui auront été relancé la veille.

    Autant vous le dire, j’ai fait tester cette technique à ma collaboratrice qui traite un volume très important d’email chaque jour, et j’étais pas sûr de mon coup…

    Mais les résultats furent spectaculaires !
    Si vous lisez ce message, testez et revenez me dire ce que vous en pensez 😉

    @ + Milas,
    Vincent

    PS : J’ai d’ailleurs développé toute une méthodologie accessible ici :
    http://www.outlookgpsfastoche.fr/simplifiez-vous-l-email/

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