Outlook 2010 : Comment créer son archive mail 2016 ?

Si vous souhaitez …

Créer votre nouvelle archive mail 2016 – Outlook 2010

Nota : le tutoriel est le même qu’en 2015, donc veillez à adapter les images 2015 par 2016 et normalement vous serez bons !

Voilà comment faire en images :

  1. Allez dans Fichier / Informations / Paramètres du compte

    crÇer-une-archive-outlook-2010-1

  2. Sélectionnez l’onglet « Fichier de données« , puis cliquez sur « Ajouter« crÇer-une-archive-outlook-2010-2

  3. Sélectionnez l’emplacement et le nom de votre nouvelle archive (privilégiez l’emplacement recommandé par votre entreprise, notamment si des sauvegardes automatiques sont effectuées …) / puis cliquez sur OK

    crÇer-une-archive-outlook-2010-3

  4. Votre nouvelle archive apparait maintenant …Vous pouvez « fermer » (et accéder à votre archive mail dans votre menu habituel)

    crÇer-une-archive-outlook-2010-4

    Facultatif : pour modifier le nom de votre archive

  5. Clic droit sur votre nouvelle archive, puis « Propriétés du fichier de données… »

    crÇer-une-archive-outlook-2010-5-renommer

  6. Options avancées…

    crÇer-une-archive-outlook-2010-6-renommer

  7. Modifiez le « Nom : » de votre archive, puis cliquez sur OK

    crÇer-une-archive-outlook-2010-7-renommer

Et voilà, le tour est joué !

@ très bientôt ! 

Vincent

PS : pour d’autres tutoriels utiles, inscrivez vous sur ce blog

 

Profitez en pour simplifier et réduire le nombre de vos dossiers

(article ré-enrichi le 19/01/2015, puis le 01/01/2016)

 

Vous venez de créer votre archive mail.

Parfait !

 

Maintenant il est temps d’organiser votre archive

De créer des dossiers, des sous-dossiers, des sous-sous-dossiers …

Pour arriver à tous classer méticuleusement …

 

Si vous souhaitez vous simplifier la vie, prenez quelques instants pour essayer de réduire le nombre de vos dossiers.

Idéalement, lorsque vos dossiers sont tous ouverts vous ne devriez pas à avoir à les faire défiler avec la molette de votre souris.

L’astuce est d’identifier vos dossiers principaux et de créer un dossier « _Vrac » pour tout le reste.

 

Pour cela, vous pouvez simplement afficher le nombre de mails contenus dans chacun de vos dossiers et sous-dossiers, puis faire l’analyse vous-même. (clic droit sur le dossier, propriétés, sélectionnez « afficher le nombre d’éléments » en lieu et place « affiche le nombre d’élément non lu », et votre dossier affichera en vert le nombre d’emails qu’il contient)

J’ai longtemps été adepte de cela …

Et année après année, j’avais réduit à à peine une dizaine le nombre de mes dossiers !

Et cela m’avait déjà fait gagner un temps considérable car l’archivage de mes milliers de mails annuel s‘en était retrouvé vraiment simplifié !

 

Vous pouvez donc commencer par là facilement.

Et je vous y invite vivement !

 

Néanmoins, depuis, j’ai trouvé une structure qui cartonne d’efficacité !

Pourquoi ?

Parce qu’elle est simplissime, tout simplement !

Parce qu’elle vous permettra de booster votre efficacité sur Outlook 2010 …

Bref, en un mot qu’elle vous rendra service plus qu’elle ne vous consommera de temps…

Trêve de suspence …

La voilà cette structure magique :

 

Mon conseil : adoptez cette structure magique !

 

Créez un seul dossier (appellé le « All_mails » par exemple) dans votre archive (appelée « Archive_now » par exemple).

 

Je vous assure que c’est magique !

Vous voulez comprendre pourquoi ?

 

Car vous allez pouvoir bénéficier d’un effet de levier considérable si vous commencez à optimiser le traitement de vos mails grâce à ces 2 astuces de taille :

 

Quelle structure adopter pour un système de classement efficace et productif ?

 

En fait, vous venez de créer votre archive mail.

Je vous ai invité à en simplifier la structure, voire à adopter LA structure minimaliste présentée ci-dessus.

(1 seul dossier « All_mails »)

 

Ne négligez pas cette découverte car elle pourrait décupler votre efficacité et vous faire gagner un temps considérable mail après mail, jour après jour, et année après année !

Il donc maintenant temps de vous livrer les principes qui y sont associés.

 

Généralement vous faites glisser vos mails de votre boite de réception à votre archive une fois que vous les avez traités.

Ce qui signifie aussi que vos emails à traiter sont mélangés avec vos nouveaux emails qui vous arrivent en permanence.

Ce qui vous amène à lire et relire certain emails inutilement en vous laissant le sentiment que « ok je le traiterai plus tard »…

Bref, ce fonctionnement est souvent amélioré d’une notion de « lu » et « non lu » (« non lu » = pour action), mais cela continue à vous amener plus de confusion et d’inefficacité que vous le soupçonnez !

Ne vous inquiétez pas, 97% des gens fonctionne comme cela et c’est déjà un système convenable mais on peut faire beaucoup mieux vous allez voir.

 

Combien d’email jonchent aujourd’hui votre boite de réception ?

De quand date le plus vieux ?

Combien de fois l’avez vous eu sous les yeux celui là ?

Vous vous demandez probablement comment obtenir une boite vide jour après jour ?

Comment obtenir une « Inbox Zéro » ?

 

Je vous invite donc à distinguer 3 + 1 zones de travail vraiment distinctes dans votre système.

  • Votre Boite de réception
    • Où vous ne laissez plus rien trainer dès la première lecture de chaque email !
    • Vous traitez de suite et vous archivez en suivant !
    • Ou si vous devez traiter ce mail plus tard, vous le placez dans votre dossier « En cours ».

 

  • Un dossier « En cours » (une archive spécifique peut être créée à cet effet)
    • Qui contiendra uniquement les mails qui nécessitent encore une action ou un suivi de votre part

 

  • Votre archive mail avec votre propre structure simplifiée (rappel : un seul dossier « All_mails » est certes minimaliste mais suffisant)
    • Contiendra tous vos emails dans un seul dossier « All_mails »
    • Vous permettra de retrouver facilement n’importe quel de vos emails grâce à la fonction de recherche.

 

  • La poubelle ou vos éléments supprimés

 

Vous pouvez aussi avoir un dossier « Perso » quelque part. (facultatif)

 

Vous l’aurez compris cette structure vous permettra d’optimiser le traitement de vos emails de manière simple et fiable. Pour savoir comment optimiser le traitement de vos emails, consultez aussi cet article : la technique des 2M et la règle des 4D.

 

Evidement, ce n’est qu’un début …

 

.. Car vous n’êtes qu’à 2 clics de la suite …

Inscrivez-vous dès maintenant ici et je vous envoies les prochains contenus :

Ok la proposition n’est pas super « sexy » telle quelle, hein ?

Pourtant vous allez gagner un temps fou, et ce temps vous allez en disposer pour ce que vous voulez … Chaque jour !

C’est déjà plus SEXY, non ? 😉

Et c’est pourquoi, en vous inscrivant, vous trouverez dans l’espace membre  :

  • Le process exact à utiliser pour obtenir boite de réception vide (ou Inbox 0) tous les jours sans effort !
  • Comme des stratégies inédites que vous pourrez appliquer immédiatement !
  • Et ainsi gagner un temps fou avec vos emails chaque jour !
  • Pour enfin investir votre temps dans des activités qui ont plus de valeur pour vous (famille/enfant, projet, travail, priorités …)
  • Et bien d’autres surprises, soyez en sûr !
  • 😉

 

Donc, si passer 2 fois moins de temps à gérer vos emails qu’actuellement vous intéresse …

« Feel Free », c’est gratuit !

🙂

 

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Cliquez ICI pour télécharger la version PDF de ce tuto : Créer votre archive mail avec Outlook

 

Bureau étendu : vos mails et votre agenda sur 2 écrans distincts avec Outlook 2010

L’astuce Outlook 2010 du jour … uniquement pour ceux qui :

  • disposent d’un PC portable + un autre écran (ou d’un PC normal avec 2 écrans)
  • et utilise la fonction « Bureau Etendu »

Comment voir en même temps vos mails et votre agenda ?

(sans devoir jongler et passer 20 à 50 fois par jour entre ces 2 modes d’affichages)
C’est simple (pourquoi je n’y avais pas pensé plus tôt ?)

Sur votre Calendrier  : Clic droit  (celui là il est vraiment bien planqué…) -> Ouvrir dans une nouvelle fenêtre

bureau-etendu-outlook-2010

Et voilà, cela donne :

  • vos mails d’un côté
  • et votre agenda de l’autre
… et le tout d’un seul coup d’œil !

bureau-etendu-outlook-2010-2-ecrans

Bureau étendu rime avec bureau d’étendu 😉 !

 

Vous aimerez (probablement) aussi :

@+

5 tutoriels microsoft outlook 2010

Comment configurer outlook 2010 pour être efficace ?

Vaste question …

Alors voilà quelques tutoriels simples et courts qui pourront sans doute vous aider à démarrer cela sans effort ! (ou presque)

Bon évidement les tutos… c’est souvent aussi pénible à faire qu’à lire …

Alors, je me suis permis :

  • quelques fantaisies… Vous m’en direz des nouvelles, voyez plutôt 🙂
  • et quelques questions provocatrices ! Celles ci ont pour seuls but de vous incitez l’action, car malheureusement, si vous n’appliquez aucun des 5 conseils ci-dessous… Vous n’aurez aucun résultat nouveau ! C’est triste à dire, mais c’est vrai. Alors à vous de jouer maintenant !

 

5 Conseils pour passer du mode Escargot au mode Samouraï avec Outlook 2010

  • Conseil N°1 : Reprenez la main et n’autorisez pas outlook à vous interrompre en permanence. C’est lui qui décide ou vous ?   Outlook-2010-desactiver-alerte-nouveaux-messages
  • Conseil N°2 : Évitez de surchargez inutilement votre boite de réception avec des messages sans valeur, et notamment avec des accusés de réception ou de lecture systématique… A moins que vous n’aimiez les collectionner ?

Outlook-2010-desactiver-accuse-confirmation-lecture

  • Conseil N° 3 : Arrêtez de cliquez… quand cela n’est pas nécessaire ! Ce n’est pas une activité qui vous apporte de la valeur …A moins que vous soyez payé pour ne pas apporter de valeur ? Windows (et microsoft) ont prévu des volets de lecture, utilisez les ! (windows vs volet … je sais elle était facile ;-)… les blagues ça ra-porte, hahaha…)

Outlook-2010-volet-lecture-bas

Outlook-2010-desactiver-correction-automatique

Outlook-2010-nouvelle-signature

Test : 3 questions rien que pour vous !

  • Avez vous des mails tous les jours ?
  • Utilisez vous quotidiennement les logiciels bureautiques de Microsoft Office 2010 (et autre) ?
  • Êtes vous intéressé(e) par les thématiques de l’efficacité personnelle ?

 

Résultat du test :

Vous avez :

  • 2 ou 3 « Oui » : inscrivez vous maintenant …(sans plus attendre) … car d’autres surprises de qualité vous attendent derrière. Je vous dit @ très vite !

  • 1 « Oui : Bon ben mince alors ! Je ne peux rien pour vous (ou presque)Avez vous des amis que cela pourrait intéresser de passer moins de temps derrière sa messagerie ?…Ainsi, ils pourraient peu être un plus souvent avec vous plutôt qu’avec leurs mails ou leur messagerie outlook…Alors partagez leur ce contenu sur vos réseaux sociaux favoris 😉 ou envoyez ce post par mail à mes amis (ce type de lien hypertexte de fonctionne pas toujours …)

 

  • 0 « Oui » : Oups… Qu’est ce que vous faîte encore là 🙂 ! Vous êtes sans doute en train de perdre votre temps en surfant sur le web ou sur facebook… C’est cool et cela fait du bien.. Bon maintenant, comment je peux vous refaire gagner ces 5 minutes ? A oui : j’ai une dernière petite question pour vous  ! Si vous n’aviez pas lu cet article pendant ces 5 dernières minutes… Quelle chose vraiment importante auriez vous pu faire de plus bénéfique pour vous (ex : téléphoner à un vieil ami …) ? Allez parti comme vous êtes, vous savez maintenant quoi faire de vos 5 prochaines minutes 😉 …pas la peine d’errer comme une âme en peine sur ce blog encore 10 minutes de plus… Voilà, je vous ai refait gagné 5 minutes ! … enfin je crois…

 

Il ne me reste qu’une seule chose à vous dire pour aujourd’hui

J:-)YEUX NOËL !

 

Voila, sinon vos observations sont les bienvenues …