Utiliser la technique pomodoro pour vos mails

Rares sont les techniques aussi simples qu’efficaces, c’est le cas de la technique pomodoro. Dring ….25 minutes ont passées … et …

Le minuteur rouge pomodoro sonne pour vous !

Librement inspiré des sources : 

« Cette technique, appelée Pomodoro, est en effet basée sur cet objet indispensable pour surveiller la cuisson des aliments.

C’est en fait un minuteur en forme de tomate (pomodoro en italien signifie tomate).

C’est Francesco Cirillo qui l’a développée à la fin des années 80, début des années 90.

Elle consiste à ne se focaliser que sur une tache à la fois, mais de manière exclusive et intensive durant 25 mn. »

 

 

Concrètement, comment appliquer la technique Pomodoro ?

1 – Pendant 25 mn, tu ne te consacres qu’à cette seule activité (elle est appelée tomate ou pomodoro).

  • Tu laisses tomber les autres.
  • C’est très important : ne te focalise (je me répète) que sur la réalisation de cette tâche.
  • Tu t’efforces d’éliminer tout ce qui pourrait te distraire.
  • Tu ne peux interrompre ce que tu fais sous aucun prétexte.
  • Et tu ne peux pas poursuivre au-delà de ces 25mn.
  • Pas d’excuses du genre « aller, encore quelques secondes pour terminer »

2- Après chaque tranche de 25 mn, fais une pause de 3 à 5 mn.

  • Là, c’est l’inverse des 25 mn : tu ne fais absolument rien. Tu te détends, tu te relaxe. Point barre…

3- Suite à 4 tranches de 25 mn, tu fais une pause plus longue de 15 à 30 mn.

  • C’est là que tu dois en profiter pour sauter sur tout ce qui est chronophage… – Exemple => trier ses mails

4- Prends des notes sur tout ce que tu as fait durant tes tranches de 25 mn dans ta journée.

  • Tu verras que cela devient agréable de faire le point sur tes actions.
  • Peut-être même diras-tu «Wouahh, j’ai fait tout ça ? »

 

La technique pomodoro résumée une image

pomodoro-technique

 

Les principaux bénéfices de la méthode pomodoro

Pour la pratiquer régulièrement, et notamment pour arrêter d’en baver avec mes mails, je confirme les bénéfices cités par l’auteur d’une des 2 sources cités plus haut, à savoir :

  • Notre cerveau, en se concentrant 25 mn, est à pleine mesure de fonctionnement.
  • C’est pour ça qu’il faut impérativement faire les pauses de 5 mn pour décompresser et pouvoir repartir de plus belle.
  • Et crois moi, on se prend vite au jeu pour appliquer la technique Pomodoro. Je trouve ça génial car c’est très agréable.
  • Avoir la satisfaction d’avoir rempli correctement sa journée est super motivant et c’est une spirale positive qui s’enclenche.:)

 

Pas si facile d’être une tomate …

On peut penser que travailler 25 minutes pleines est facile.

Au début, peut-être pas tant que ça… On pense en effet parfois à d’autres actions.

Ce qu’il faut faire alors, c’est les noter rapidement sur un papier, un agenda ou ailleurs (du moment qu’on le retrouve).

Ainsi, ces actions pourront être réalisées ultérieurement.

Mais il faut garder à l’esprit que la «dispersion» est interdite…

Il ne faut quand même pas que la technique Pomodoro devienne un facteur de stress et fasse supporter une pression justement insupportable.

Si ça devient le cas, peut-être vaut-il mieux alors aller chercher une autre technique…

 

La technique pomodoro encore expliquée différemment :

Une autre manière de présenter cette puissante technique pomodoro :

Conseils d’efficacité personnelle

  • Technique à utiliser à outrance sur chacune des étapes du processus de gestion des mails disponibles ICI

Comprendre l’essentiel de la méthode gtd (Getting Things Done) de David Allen

Découvrir l’essentiel de la méthode gtd

Voila un autre petit résumé de la méthode gtd de David Allen

 

Ces initiales « gtd » ou « GTD » font tout simplement référence au titre de son livre le plus connu à savoir : « Getting Things Done »

Ce résumé explique notamment comment ne pas perdre son temps grâce à une méthodologie structurée (parfois trop;-) et ainsi améliorer la gestion de son temps.

 

Traduit dans de multiples langues dont le Français, son bestseller sur la gestion du temps s’intitule : « S’organiser pour réussir »

En voila les grandes lignes :

A lire également sur ce blog :

Message d’absence conditionnel ?

A la suite d’une réponse sur le forum commentcamarche.net à la question : « Comment créer des messages d’absence conditionnels? »

Ou autrement dit, comment répondre en n’étant pas là …

A la question: Comment créer des messages d’absence conditionnels ?

Salut,
sous Outlook 2007 , comment peut-on créer un message en absence de manière conditionnelle. c.à.d que pour certains destinataires selon divers emplois de temps ?
Par ex.
Destinataire 1 :  » Merci pour votre message. je suis absent jusqu’au…… Je vous répondrai le plus tôt possible……..
Destinataire 2 :  » Je suis en déplacement toute la journée. Veuillez me contacter en cas d’urgence au numéro….. »
Destinataire 3 : « Ne pas répondre à cet email. Veuillez vous adresser directement au service,…. »
Destinataire n:…………….
Donc quand l’un ou l’autre de ces destinataires m’envoie un message, il reçoit respectivement le message d’absence correspondant.
Qui peut m’aider?

 

Voila une première réponse pour gérer ses absences ou déplacements en toute sereinité

Bonsoir,

Personnellement, je ne pense pas que cela vraiment possible avec le message d’absence.

2 solutions s’offrent alors à vous :

Solution 1 :
Écrire un message général qui récapitule tous vos messages en fonctions des besoins de vos interlocuteurs. Dans votre cas, cela pourrais donner :
« Merci pour votre message. je suis absent jusqu’au……
Je vous répondrai le plus tôt possible……..
Si vous recevez un mail de ma part concernant …, ceci est un email
automatique, merci de bien vouloir adresser directement vos réponses
au service … à l’adresse mail …
En cas d’urgence, vous pouvez me contacter au numéro….. »

Solution 2 :
Utiliser de « faux message d’absence » gérés via des règles et des exceptions …
Cela doit être possible !
Les possibilités sont infinies !
Seul point de vigilance : enchainer vos règles dans un ordre précis avec la mention « arrêter de traiter plus de règle » sinon vous allez être absent plusieurs fois pour les même personnes avec des messages différents … Et là, çà fait pas très sérieux 😉
La seule manip à faire, c’est d’activer ou désactiver ces règles lorsque vous partez et revenez. (comme le message d’absence)
Pour info, j’ai rédigé un ebook gratuit avec des tutoriels dont un sur les règles de mémoire. Si cela peut vous aider, n’hésitez pas le demander sur www.outlookgpsfastoche.fr

Merci à vous pour votre question, je pense que je vais y consacrer un micro article et essayer de voir comment je m’y prendrais pour le défi technique… Sachant que je reviens de congé aujourd’hui … et que j’avais oublié de mettre mon message d’absence ! Les cordonniers sont souvent les mieux chaussés 😉

Voila bonne soirée,