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Comment repérer facilement vos mails en copie ?

Il ne faut pas confondre faire vite, et vite fée …

La première astuce à mettre en place (selon moi) pour distinguer facilement les mails importants de ceux qui le sont moins …  C’est la suivante : écarter les mails (potentiellement) inutiles… comme tous ceux pour lesquels vous êtes en copie … Il vous sera d’autant plus facile de leur réserver un traitement expéditif (mais cela je vous en reparlerai bientôt)…

 

Voilà comment repérer vos mails en copie (sans les bouger de place) !

Vous allez voir dans l’astuce suivante que je n’utilise pas la fonctionnalité « règle » … En effet, l’astuce suivante est beaucoup plus puissante (et surtout moins risquée si vous êtes novice)

 

1 avis de recherche automatique pour vos mails en copie

Quelques images valent souvent mieux qu’un long discours, alors voilà de quoi vous rendre service dès maintenant  (c’est mon défi du jour… pas un mot, c’est un secret ! ):

1-creer-dossier-recherche2-creer-dossier-recherche-personnalisÇ3-creer-dossier-recherche-personnalisÇ-criteres4-creer-dossier-recherche-en-copie5-dossier-recherche-en-copie-elements-non-lus

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FACULTATIF (mais c’est bien de connaître cette subtilité pour la suite …)

8-dossier-recherche-CC-propriÇtÇs9-dossier-recherche-afficher-nombre-éléments-non-lus

Ca, c’est une astuce de Samouraï (silencieux) !

@ Toute

 

 

Néanmoins, selon vous, pourquoi repérer les CC reste insuffisant ?

Tout simplement, parce que jumelée avec cette autre astuce vous pourriez (potentiellement) :

  • Traiter 55% de vos mails (ma moyenne de mail en CC)
  • En 1 seul clic pour chacun de vos mails !
  • Bref, de quoi déjà diviser par 2 le temps que vous passez à gérer vos mails « inutiles » (pas forcément vrai, mais pas forcément faux non plus, non?)

Evidemment vous pourriez aussi créer une règle qui vous supprime en automatique tous vos mails en copie, mais je vous le déconseille vivement…

Vous l’aurez compris, je vous encourage à tester ces 2 astuces ensembles pour des résultats maximum et (presque) sans effort !

A vous de jouer !

(3 commentaires)

  1. Monique

    super!!!!!

  2. henriques

    bonsoir

    Pourquoi creer une boite archive en cours, alors que tous ce n’est pas traité pourrais resté dans le dossier réception ou boite envoi ?

    merci

    manu

    1. Vincent

      Bonsoir,

      Vous avez raison c’est totalement contre-intuitif !
      Puisque 98% des gens font comme cela…
      Et ils en sont satisfaits … probablement parce qu’il n’ont jamais rien essayé d’autre 😉

      Alors, pourquoi faire autrement ?

      En fait, il y a plusieurs raisons :

      – la première, elle est technique : certaines boites de réceptions se purgent d’elles-même au bout d’un certain nombre de jours. Or, personnellement rien ne m’agace plus qu’une machine supprime ce que je souhaite conserver sans me consulter. Pire encore, bien souvent les règles informatiques changent sans que l’on soit prévenu…. Donc, par expérience, je préfère passer via une archive intermédiaire pour m’affranchir de toute mauvaise automatisation hasardeuse sur laquelle je n’ai aucune maitrise.

      – la deuxième, elle est opérationnelle : on ne mélange pas les choux et les patates. La boite de réception est le lieu ou l’on décide de ce qu’on veut faire d’un email (voir règle 2M4D), tandis que l’archive intermédiaire sert de ToDoList intelligente. Ainsi on ne mélange pas en permanence les nouveaux emails entrants avec les emails déjà analysés nécessitant une action de notre part.

      – la troisième, c’est la conséquence des 2 premières : vous devenez mécaniquement plus efficace car cela vous invite sérieusement à cesser de surtraiter votre boite de réception en permanence, si vous êtes dans votre archive intermédiare « Todolist », mécaniquement vous n’avez plus un oeil permanent sur votre boite de réception, vous réduisez ainsi le nombre d’auto-interruption dans votre journée, vous facilitez votre attention, devenez plus concentré et donc … plus efficace !

      – la quatrième, c’est que cela vous donne (enfin) la possibilité de partir chaque soir avec une boite de réception vide (ou Inbox 0) en prenant pour habitude d’appliquer le process 2M4D. Certes votre Todolist comprendra des emails, mais vous serez beaucoup plus serein car en permanence à jour. Peu de personnes peuvent en prétendre autant en utilisant le système de boite de réception classique !

      – la cinquième, elle est aussi technique : vous avez la possibilité d’avoir votre TodoList en mode « hors connexion » à condition que vous stockiez votre archive sur le disque dur de votre PC (pratique pour ceux qui se déplacent avec leur PC portable)

      Enfin, il ne faut pas se le cacher, c’est un fonctionnement tout autre, il présente aussi un certain nombre de désavantages.

      Maintenant, pour avoir pratiqué les 2 fonctionnement pendant plusieurs années, et l’avoir fait mettre en place à ma collaboratrice, c’est vraiment surprenant comme ce nouveau fonctionnement simplifie énormément notre manière de traiter les emails. Bien que plus complexe en apparence, il élimine beaucoup de dysfonctionnements liés à nos habitudes.

      Pour n’en citer qu’un, remettre un email en « Non lu » pour penser à revenir le traiter plus tard…

      Pourquoi remettre en « Non lu » quelque chose que vous avez déjà lu ?
      Autant le mettre dans le panier « A FAIRE », ou « A Suivre » de votre TodoList intermédiaire, cela sera bien plus clair pour vous et vous évitera de vous reposer les mêmes questions à la douzaines de revues quotidiennes de votre boite de réception…

      Voilà, pour terminer, honnêtement, ce fonctionnement ne peut pas correspondre à tout le monde, mais je ne peux que vous conseiller de l’essayer et de vous faire votre propre idée.

      Merci encore pour ce commentaire avisé,
      Bonne soirée,
      Vincent

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